Как не сгореть, контролируя все процессы малого бизнеса
И выйти из операционки без последствий для компании
Кейсы из опыта консультанта Алеси Малковой
#кейсы #управление
Хочу поделиться историей того, как я с нуля построила онлайн-школу иностранных языков и через два года после запуска смогла передать операционное управление, сохранив при этом все рабочие процессы и результаты бизнеса.
Меня зовут Алеся Малкова, я консультант по управлению и карьерному развитию руководителей. Работаю на курсе «Управление командой» в Яндекс.Практикум и развиваю свой телеграм-канал «Человек и бизнес».
Меня зовут Алеся Малкова, я консультант по управлению и карьерному развитию руководителей. Работаю на курсе «Управление командой» в Яндекс.Практикум и развиваю свой телеграм-канал «Человек и бизнес».
Исходная ситуация
Когда собственник пригласил меня «настроить работу так, чтобы бизнес генерил прибыль», онлайн-школа представляла собой четыре готовых авторских курса, собственную образовательную платформу и команду из трёх человек. Того, что можно было бы называть бизнесом, в чистом виде на этом этапе не было – ни процессов, ни правил взаимодействия, ни укомплектованной команды, ни стратегии, ни финмодели – ничего.
Когда собственник пригласил меня «настроить работу так, чтобы бизнес генерил прибыль», онлайн-школа представляла собой четыре готовых авторских курса, собственную образовательную платформу и команду из трёх человек. Того, что можно было бы называть бизнесом, в чистом виде на этом этапе не было – ни процессов, ни правил взаимодействия, ни укомплектованной команды, ни стратегии, ни финмодели – ничего.
Моя задача состояла в том, чтобы всё это создать с нуля и запустить в работу.
Что было сделано
Я с нуля разрабатывала стратегию развития бизнеса, выстраивала базовые процессы, оформляла шаблоны регулярной отчётности, инициировала обновление сайта и личного кабинета, выстраивала путь клиента и путь ученика, нанимала и обучала сотрудников. В общем, куда ни коснись – я всегда была тем человеком, который лучше всех знает, почему это работает так, как что починить и где что найти. Классическая ловушка основателя, которая многим связывает руки, поскольку из этой позиции «всезнающего оракула» очень сложно делегировать задачи.
Но, как говорится, зон ответственности много, а я одна :) Не погрязнуть в операционке мне помогала одна важная штука – мои АМБИЦИИ. Я знала рынок, видела потенциал школы, понимала свои возможности – сложив всё это, я понимала, что бизнес может работать на абсолютно другом уровне. Мой азарт подогревал собственник, который был не против того, чтобы в будущем продать школу или её долю за инвестиции в развитие.
Я с нуля разрабатывала стратегию развития бизнеса, выстраивала базовые процессы, оформляла шаблоны регулярной отчётности, инициировала обновление сайта и личного кабинета, выстраивала путь клиента и путь ученика, нанимала и обучала сотрудников. В общем, куда ни коснись – я всегда была тем человеком, который лучше всех знает, почему это работает так, как что починить и где что найти. Классическая ловушка основателя, которая многим связывает руки, поскольку из этой позиции «всезнающего оракула» очень сложно делегировать задачи.
Но, как говорится, зон ответственности много, а я одна :) Не погрязнуть в операционке мне помогала одна важная штука – мои АМБИЦИИ. Я знала рынок, видела потенциал школы, понимала свои возможности – сложив всё это, я понимала, что бизнес может работать на абсолютно другом уровне. Мой азарт подогревал собственник, который был не против того, чтобы в будущем продать школу или её долю за инвестиции в развитие.
Куда ни коснись – я всегда была тем человеком, который лучше всех знает, почему это работает так, как что починить и где что найти.
В общем, мы целились в масштаб. Этот образ крутого будущего бизнес-проекта был для меня лучшей мотивацией, чтобы находить пути, как делегировать задачи. Даже когда для этого не было открытых возможностей – в команде нет человека с подходящей квалификацией, собственник не готов нанимать высокоуровневого эксперта или он в принципе прямо сейчас не готов расширять команду.
С учётом обстановки и желаемых результатов своей главной задачей я видела запуск работающих направление и дальнейшую передачу их кому-то в команде. Я строила бизнес-процесс сразу с поправкой на то, что этим буду заниматься не я – регистрировала сервисы на отдельную корпоративную почту, сохраняла доступы и необходимые контакты в общедоступном месте, составляла инструкции по повторяющимся задачам. Как только процесс начинал полноценно работать, я «отпочковывала» его от своей зоны ответственности и отдавала. Не всегда это удавалось сразу, но я начинала активно искать для этого решения.
С учётом обстановки и желаемых результатов своей главной задачей я видела запуск работающих направление и дальнейшую передачу их кому-то в команде. Я строила бизнес-процесс сразу с поправкой на то, что этим буду заниматься не я – регистрировала сервисы на отдельную корпоративную почту, сохраняла доступы и необходимые контакты в общедоступном месте, составляла инструкции по повторяющимся задачам. Как только процесс начинал полноценно работать, я «отпочковывала» его от своей зоны ответственности и отдавала. Не всегда это удавалось сразу, но я начинала активно искать для этого решения.
Я строила бизнес-процесс сразу с поправкой на то, что этим буду заниматься не я.
Результаты
1. Экономический эффект. В результате такой стратегии получалось растить бизнес без привлечения дорогостоящих сотрудников – стратегический запуск направления проводила я, и дальше уже готовые описанные процессы в виде регламентов, инструкций, чек-листов и живой передачи дел переходили сотруднику.
2. Свобода времени. Когда меня пригласили работать наставником на курс «Интернет-маркетолог» в Яндекс.Практикум, я могла выделить для этого в том числе и часть рабочего время. Для большинства гендиректоров малого бизнеса это что-то из разряда фантастики. Но для меня – это закономерное следствие выстроенной системы внутренней рабочей документации, которая закрывала 95% вопросов сотрудников по тому, как выполнять задачи так, чтобы я приняла итоговый результат.
3. Беспроблемный уход из компании. Когда пришло время расставаться, я смогла уйти абсолютно безболезненно для бизнеса. Уход ключевого лица из компании это всегда большой стресс – и для системы, и для людей. Важно понимать, что бизнес был выстроен так, что через меня проходили все согласования – обновления на сайте и в личном кабинете, все посты, рассылки, отчёты. Во время работы от перегруза и погрязания в рутине меня спасала моя система инструкций для сотрудников. Она же сделала возможным выйти из операционки с сохранением работающего бизнеса, поскольку бОльшая часть моих инструкций и регламентов на тот момент уже была неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников.
4. Долгосрочный эффект. На конец 2025 года прошло три года с моего ухода из компании, при этом она до сих пор работает по выстроенным мной процессам. И что самое ценное для меня – мы остались в прекрасных отношениях с собственником: мы общаемся, видимся, он делится со мной новостями проекта. Уходила я тоже на замечательной ноте, со словами благодарности от команды и владельца.
1. Экономический эффект. В результате такой стратегии получалось растить бизнес без привлечения дорогостоящих сотрудников – стратегический запуск направления проводила я, и дальше уже готовые описанные процессы в виде регламентов, инструкций, чек-листов и живой передачи дел переходили сотруднику.
2. Свобода времени. Когда меня пригласили работать наставником на курс «Интернет-маркетолог» в Яндекс.Практикум, я могла выделить для этого в том числе и часть рабочего время. Для большинства гендиректоров малого бизнеса это что-то из разряда фантастики. Но для меня – это закономерное следствие выстроенной системы внутренней рабочей документации, которая закрывала 95% вопросов сотрудников по тому, как выполнять задачи так, чтобы я приняла итоговый результат.
3. Беспроблемный уход из компании. Когда пришло время расставаться, я смогла уйти абсолютно безболезненно для бизнеса. Уход ключевого лица из компании это всегда большой стресс – и для системы, и для людей. Важно понимать, что бизнес был выстроен так, что через меня проходили все согласования – обновления на сайте и в личном кабинете, все посты, рассылки, отчёты. Во время работы от перегруза и погрязания в рутине меня спасала моя система инструкций для сотрудников. Она же сделала возможным выйти из операционки с сохранением работающего бизнеса, поскольку бОльшая часть моих инструкций и регламентов на тот момент уже была неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников.
4. Долгосрочный эффект. На конец 2025 года прошло три года с моего ухода из компании, при этом она до сих пор работает по выстроенным мной процессам. И что самое ценное для меня – мы остались в прекрасных отношениях с собственником: мы общаемся, видимся, он делится со мной новостями проекта. Уходила я тоже на замечательной ноте, со словами благодарности от команды и владельца.
Первично – выстроить процесс так, чтобы он в принципе стал чем-то, что можно передать.
Главный вывод
От руководителей как главную причину перегруза я часто слышу, что делегировать некому. Но мой опыт показывает, что «кому» – это вторично. Первично – выстроить процесс так, чтобы он в принципе стал чем-то, что можно передать. Чтобы отдать часть ненужных вещей, их сначала нужно положить в коробку.
В моей управленческой работе такой коробкой всегда была рабочая документация, в основе которой – очень понятные, написанные простым языком инструкции. Они позволяют даже сотруднику без опыта постепенно забрать на себя большой кусок работы с высокой степенью важности для бизнеса. А руководитель освобождает своё время для более важных и интересных задач. Или выдыхает :)
От руководителей как главную причину перегруза я часто слышу, что делегировать некому. Но мой опыт показывает, что «кому» – это вторично. Первично – выстроить процесс так, чтобы он в принципе стал чем-то, что можно передать. Чтобы отдать часть ненужных вещей, их сначала нужно положить в коробку.
В моей управленческой работе такой коробкой всегда была рабочая документация, в основе которой – очень понятные, написанные простым языком инструкции. Они позволяют даже сотруднику без опыта постепенно забрать на себя большой кусок работы с высокой степенью важности для бизнеса. А руководитель освобождает своё время для более важных и интересных задач. Или выдыхает :)